Avec les 20 minutes CPA, l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec offre des conseils et outils qui s’adressent aux dirigeants de PME et aux entrepreneurs. Les thèmes présentés, sous un format pratique et accessible, permettent de démystifier des notions importantes liées à la comptabilité, aux finances et à la gestion des affaires. Henkel média vous propose une série de dix articles dans lesquels on apprend à connaître davantage le rôle du CPA ainsi que ses nombreux atouts pour le développement sain d’une entreprise.
La COVID-19 a fait prendre conscience aux dirigeants d’entreprises et d’organisations que la gestion des risques est essentielle et qu’elle nécessite des plans d’atténuation. À titre de leader, c’est en fait votre responsabilité d’assurer des opérations équilibrées.
La majorité des grandes entreprises sont bien structurées à propos de la gestion des risques. Or, très peu de PME s’en préoccupent vraiment. Dorénavant, il faut inclure cette activité dans le rôle d’une personne-ressource.
Ceux d’entre vous qui ont la chance d’être entourés d’un Conseil d’administration ou encore d’un comité aviseur devront considérer cet aspect de la gestion d’entreprise, car les membres de ces comités exigent des plans d’action de la part des dirigeants.
La gestion des risques consiste à identifier, définir, évaluer et hiérarchiser ceux-ci par rapport aux activités d’une organisation. C’est la mise en place de stratégies pour atténuer les risques réguliers ou exceptionnels dans les activités de l’entreprise afin de réduire la vulnérabilité de l’organisation et d’assurer la continuité des affaires. Les risques doivent être identifiés en fonction de leur niveau de gravité et de leur probabilité dans une matrice. Plus leur niveau est élevé, plus le plan d’atténuation doit être costaud.
On doit identifier les principaux risques et avoir des plans de match pour y faire face. Ces plans d’action doivent être partagés et communiqués aux dirigeants et aux employés. Une fois identifiés, ces risques doivent être positionnés dans une matrice des risques afin de déterminer leurs probabilités et leurs conséquences sur l’organisation.
Les risques identifiés avec une PRIORITÉ 1 doivent obligatoirement être adressés et ceux avec une PRIORITÉ 2 doivent être adressés en fonction de leurs coûts et leurs impacts.
Quant à ceux identifiés comme PRIORITÉ 3, on traitera ceux avec une haute probabilité ou encore ceux ayant une conséquence grave sur l’organisation.
Il ne faut pas oublier que la gestion des risques a un coût pour une organisation et qu’il faut évaluer ceux-ci dans la mise en place de plans d’atténuation.
Voici certains risques que nous avons identifiés à la suite de la pandémie. Il est à noter qu’ils ne sont pas les seuls à tenir compte dans un programme de gestion des risques. Chaque entreprise et industrie a ses spécificités et il faut bien connaître son organisation et son secteur pour faire une bonne gestion des risques.
Clientèle et achalandage
Il faut identifier les changements dans les besoins des clients pour vos produits et services. Est-ce que votre expérience client demeure la même ? Avez-vous dû la modifier sensiblement afin d’offrir votre proposition de valeur ? Quel est le niveau de dépendance envers certains clients ?
Fournisseurs et approvisionnement
La pandémie est mondiale et plusieurs fournisseurs ne survivront pas à la crise. Avez-vous identifié la liste de vos fournisseurs stratégiques ? Ceux qui vous donnent un avantage concurrentiel, ou encore qui donnent de la valeur à votre produit/service ? Avez-vous identifié les fournisseurs alternatifs ? Qu’allez-vous faire si votre fournisseur n’existe plus ou que votre produit n’est pas disponible ? Avez-vous un niveau de dépendance envers un fournisseur?
Opérations et qualité
Les changements apportés pour vous conformer aux nouvelles normes de santé et sécurité au travail ont-ils des impacts sur la qualité de vos produits et services ? Ont-ils des impacts sur votre chaîne d’approvisionnement, votre logistique ou votre production ?
Logistique et approvisionnement
La crise sanitaire actuelle a démontré qu’il y a souvent des retards importants dans les livraisons. Il y a aussi beaucoup de biens en rupture de stock. Avez-vous mis en place des procédures pour contourner ce problème ? Avez-vous changé vos points de commande ? Devez-vous commander davantage ? Avez-vous besoin de plus d’espaces d’entreposage ?
Ressources humaines et expertise
La pénurie de main-d’œuvre et la pandémie ont créé plein d’occasions sur le marché du travail et généré des craintes et des réflexions chez les gens. Plusieurs employés ne reviendront pas au travail, peu importe la raison. La perte de certains employés peut s’avérer catastrophique pour une organisation, car ils quittent celle-ci avec une expertise qu’il sera difficile de remplacer.
Avez-vous identifié votre niveau de dépendance envers certains employés? Si oui, avez-vous un plan de match pour assurer le transfert de l’expertise et des connaissances ? Avez-vous un plan de match pour faire du recrutement de masse si vous perdez beaucoup d’employés ?
Risque financier
Pour plusieurs organisations, la gestion des liquidités et des flux de trésorerie est le nerf de la guerre. La prévision des flux et des liquidités s’avère une activité primordiale et essentielle à la survie de plusieurs organisations.
Quel est votre niveau de liquidités actuel ? Connaissez-vous vos flux mensuels ? Quel est votre niveau d’endettement ? Combien devez-vous rembourser tous les mois sur votre prêt ? Avez-vous la capacité d’emprunter pour faire face à un risque qui peut se produire ? Avez-vous tiré profit de toutes les subventions possibles ? Quel est l’impact du taux de change sur votre organisation ? Quel est l’impact de l’inflation ?
Contamination et quarantaine
Les nouvelles règles de santé et sécurité au travail exigent de mettre en place de nouvelles mesures de sécurité pour les employés, les clients et tout autre intervenant. Malgré cela, il est possible que certaines personnes soient infectées et contaminent les autres employés.
Avez-vous un plan d’action pour réagir dans une telle situation ? Qu’arrivera-t-il si vous devez mettre votre personnel en quarantaine : allez-vous devoir fermer l’entreprise ?
Technologie de l’information
Malheureusement, des crises de l’ampleur que l’on connaît servent souvent d’opportunité pour les pirates informatiques. Il y a une augmentation importante du piratage des systèmes informatiques et du vol de données. Que ferez-vous si cela vous arrive ? Et si on exige une rançon ? Comment allez-vous gérer les médias et réduire votre risque réputationnel ?
Le télétravail apporte également de nouvelles façons de faire et cela vient impacter de façon importante les aspects informatiques de l’organisation. Qu’en est-il de la confidentialité de l’information et de la sécurité des fichiers ? L’accès à vos sites, systèmes et informations est-il bien protégé ? Comment allez-vous procéder pour le partage des fichiers, des ordinateurs, imprimantes et autres équipements ?
En résumé, la gestion des risques permet :
1. D’identifier les risques propres à votre entreprise et à l’industrie dans laquelle vous évoluez ;
2. D’évaluer vos risques : leur niveau de gravité et leur potentiel de probabilité ;
3. D’être paré à toutes éventualités pour pouvoir mieux les affronter s’ils se présentent.
La gestion en amont, c’est la clé ! Et en tant qu’entrepreneur, c’est votre responsabilité d’assurer une saine gouvernance. Il en va de la survie de votre entreprise.
